Cara Menggunakan Ormawa FEB UNS

Sebagai Pembina, Anda penanda tangan pada rantai persetujuan setiap dokumen ormawa yang Anda bina — tepat setelah Ketua Ormawa dan sebelum Staff Kemahasiswaan & Wakil Dekan. Peran Anda memastikan setiap proposal, anggaran, & laporan sesuai kaidah akademik & kelembagaan sebelum mendapat izin resmi fakultas.

Posisi Anda dalam rantai persetujuan dokumen.

Ormawa binaan Anda

Sistem mengenali ormawa mana saja yang Anda bina dari data Super Admin. Anda hanya melihat kegiatan & dokumen dari ormawa binaan Anda.

Prinsip alur persetujuan

• Ajukan — Ketua Kegiatan mengisi & mengirim dokumen.
• Persetujuan berantai — dokumen melewati beberapa penanda tangan berurutan; tiap pihak dapat Menyetujui, Meminta Revisi, atau Menolak.
• Tanda tangan digital — tiap pihak yang menyetujui menempel QR unik pada surat.
• Selesai — status menjadi Disetujui & PDF final dapat diunduh.

Berbeda dari mahasiswa, Anda tidak perlu mendaftar. Akun Pembina dibuatkan langsung oleh Super Admin, lengkap dengan NIP & jabatan. Informasi akun (email & kata sandi awal) Anda terima dari Staff Kemahasiswaan atau Super Admin.

1. Kunjungi ormawa.feb.uns.ac.id/masuk/, masukkan email & kata sandi awal, klik Masuk.
2. Buka Profil Saya, ganti email & kata sandi ke milik Anda, klik Simpan Perubahan.

Dashboard Pembina berfokus pada dokumen yang menunggu tindakan Anda & pemantauan kegiatan binaan. Dua tab utama: Perlu Tindakan (antrean tanda tangan) & Semua Kegiatan (pemantauan).

Setiap kali ormawa binaan mengajukan atau memperbaiki dokumen, item baru muncul di antrean Perlu Tindakan — berisi nama kegiatan, jumlah dokumen, & ormawa pengaju.

1. Klik item di antrean untuk membuka panel peninjauan.
2. Klik Baca Berkas Gabungan untuk meninjau seluruh surat dalam satu PDF. Untuk Anggaran, perhatikan kewajaran nominal & kelengkapan kategori dana; untuk Proposal, kesesuaian dengan pedoman.
3. Setelah yakin, klik ✓ TTD & Setujui Semua — tanda tangan digital otomatis menempel; atau 📝 Minta Revisi bila perlu diperbaiki.

Tiga pilihan tindakan

Bila ormawa dibina lebih dari satu Pembina

Dokumen menunggu persetujuan para Pembina secara berurutan sebelum lanjut ke Staff. Koordinasikan agar tidak ada dokumen yang tertahan lama.

Tab Semua Kegiatan menampilkan seluruh kegiatan ormawa binaan Anda dalam satu tabel. Klik ikon (▾) pada sebuah baris untuk membuka rincian: jumlah berkas disetujui, tenggat LPJ, status kepanitiaan, serta daftar dokumen PRA/SIK/SAAT.

Gunakan halaman ini secara berkala (mis. mingguan) untuk memantau kegiatan yang mendekati tenggat LPJ atau lama berstatus "Menunggu persetujuan".

Staff Kemahasiswaan menempati posisi kunci dalam rantai persetujuan — tepat setelah Pembina dan sebelum Wakil Dekan. Tugas utama Anda bukan menilai substansi kegiatan (itu wewenang Pembina), melainkan memastikan kelengkapan administratif & menerbitkan Nomor Surat resmi setiap dokumen sebelum diteruskan.

Posisi Staff Kemahasiswaan dalam rantai persetujuan.

Selain penanda tangan administratif, Anda juga pengelola data induk ormawa sehari-hari. Berbeda dengan Pembina, akun Staff mencakup seluruh ormawa fakultas — manfaatkan pencarian & filter agar efisien.

Empat tugas utama Anda

Akun dibuatkan Super Admin lengkap dengan nama, NIP, & jabatan. Anda menerima email & kata sandi awal dari Super Admin.

Sidebar Anda mencakup: Manajemen Kegiatan (antrean Nomor Surat + pemantauan lintas-ormawa), Persetujuan Pengurus, Manajemen Ormawa, & Monitor LPJ.

Dokumen yang telah disetujui Pembina masuk ke antrean "Tinjau & TTD" pada dashboard Anda.

1. Buka item dokumen dari antrean untuk membuka panel di sebelah kanan.
2. Periksa kelengkapan administratif: format surat, kesesuaian tanggal, & kelengkapan lampiran.
3. Isi field Nomor depan sesuai format penomoran resmi. Sistem menyusun nomor lengkap otomatis (mis. ⟨depan⟩/UN27.04/F04/2026).
4. Klik ✓ Konfirmasi & Teruskan untuk meneruskan ke Wakil Dekan. Bila ada kekurangan, gunakan Minta Revisi agar dokumen kembali ke Ketua Kegiatan dengan catatan.

Saat mahasiswa mengajukan diri bergabung ke sebuah ormawa, pengajuan umumnya dikonfirmasi oleh Ketua Umum ormawa. Untuk ormawa yang belum memiliki pengurus inti terdaftar (mis. pengurus pertama), Staff Kemahasiswaan menyetujuinya langsung melalui menu Persetujuan Pengurus.

1. Buka menu Persetujuan Pengurus.
2. Tinjau daftar pengajuan: nama, NIM, ormawa, jabatan, & lampiran SK (tombol Lihat SK).
3. Klik ACC untuk mengaktifkan keanggotaan, atau Tolak bila data tidak sesuai.

Manajemen Ormawa

Tempat mengelola data induk organisasi: nama resmi, logo, Pembina, nomor SK, & daftar pengurus aktif per ormawa. Klik sebuah ormawa untuk membuka rinciannya, perbarui, lalu simpan.

Monitor LPJ

Menampilkan seluruh kegiatan lintas-ormawa yang telah memasuki tahap PASCA, diurutkan berdasarkan kedekatan tenggat. Gunakan rutin untuk mengingatkan ormawa yang mendekati/melewati tenggat LPJ.

Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni menempati tingkat terakhir dalam rantai persetujuan. Persetujuan Anda adalah kata akhir yang mengaktifkan status "Disetujui" — dan khusus bundel PRA, persetujuan Anda memicu penerbitan otomatis Surat Izin Kegiatan (SIK).

Dokumen yang sampai ke meja Anda sudah melewati Ketua Ormawa, Pembina, serta pemeriksaan administratif & penomoran surat oleh Staff Kemahasiswaan.

Anda penanda tangan terakhir; persetujuan bundel PRA memicu SIK otomatis.

Prinsip "a.n. Dekan"

Setiap dokumen yang disetujui pada tingkat ini mencantumkan baris "a.n. Dekan" di atas nama & jabatan penanda tangan. Kewenangan ini melekat pada jabatan, bukan individu.

Akun dibuatkan Super Admin lengkap dengan nama, NIP, & jabatan. Ganti email & kata sandi setelah login pertama.

Setelah login Anda langsung diarahkan ke Manajemen Kegiatan — pusat kerja utama Anda (antrean tanda tangan + pemantauan seluruh kegiatan fakultas).

Dokumen di antrean sudah melewati Ketua Ormawa, Pembina, & pemeriksaan Nomor Surat oleh Staff — Anda pemeriksa & penanda tangan terakhir.

1. Klik item antrean untuk membuka panel. Klik Baca Berkas Gabungan untuk meninjau seluruh surat, & periksa Nomor Surat yang telah diisi Staff.
2. Klik Lihat Alur bila ingin memeriksa riwayat seluruh tingkat persetujuan sebelum Anda.
3. Setelah yakin, klik ✓ TTD & Setujui Semua — tanda tangan "a.n. Dekan" beserta nama & jabatan Anda otomatis tertera.

Meminta revisi atau menolak

Bila ditemukan kekurangan yang seharusnya sudah ditangkap di tingkat sebelumnya, Anda tetap dapat memilih Meminta Revisi disertai catatan — dokumen kembali ke Ketua Kegiatan. Menolak untuk kasus yang tidak dapat diperbaiki melalui revisi.